ヤマムギ

growing hard days.

*

Cybozu Days 2021「WeWork Japanが kintoneの導入ショック期を越え、利用定着するまで」セッションを観ました

      2021/11/01


2021/11/1のCybozu Days 2021に来ました。
初日のみの参加になりますが、セッションと展示を思う存分楽しみ学びたいと思います。

朝一で参加したのが、10:20からの「WeWork Japanが kintoneの導入ショック期を越え、利用定着するまで」でした。

WeWork Japanでリーガルチェックなど担当されている西住さんが登壇。
契約書管理システムとしてkintoneを導入された。
導入ショック期とは、導入直後で運用がなじまず社内パニックを起こしてしまった時期。
具体的に以下の2つのショック。
* 管理者通知が1000件貯まる
* kintoneに関する問い合わせが毎月100件届く

ショック1: 管理者通知が1000件貯まる

以前はメールでリーガルチェックの依頼やり取りをしていたが、すべてをいきなりkintoneに持っていったことと設定が適切でなかったため、kintoneの通知が大量に発生して埋もれてしまうこととなった。
kintoneで通知したことを、メールやSlackで催促が来ることになった。

ショック2: kintoneに関する問い合わせが毎月100件届く

利用マニュアルを6種類作成し、社内説明会を実施して対応したが、マニュアルは情報量が多すぎて読んでもらえず、担当部門のリーガル部門にkintone問い合わせが殺到してカスタマーセンター化してしまい、本来の業務にも支障が発生した。

これら2つのショックにより、社内では「kintoneショック」という言葉が発生してしまった。

kintoneショックへの対応

問題点を洗い出して、つぎはぎになってしまった設定を見直す。
サイボウズとも相談しながら設定まわりを徹底的に見直して、不要な通知をなくす。
アクセス権限、プロセス管理の設定を細かく調整しなおした。

操作方法は文字ベースから画面などの視覚ベースに変更し、1人1人に丁寧に説明し、口コミで教えあってもらった。
マニュアルも適宜追記。
問い合わせは残して共有できるようにkintoneでQ&Aアプリを作成して活用した。
口コミ評価は大きかった。
ピークでは月に100件あった問い合わせが月に1件ぐらいになった。

乗り越えたポイントは、
* kintoneの正しい使い方を知り設定をやり直した。
* ユーザー視点に立って丁寧に教えてマニュアルを改善した。

WeWorkさんで誰でも誰にも教えあうって文化があったんでしょうね。
現場の口コミって重要ですね。
導入したサービスやシステムが社内での共通言葉として使われるようになると改善のスピードってあがりますね。
社内での流行語がkintoneになった。
これをリーガルを担当されている現場部門が導入改善されたと。
これがkintoneのパワーだと思います。
そして簡単だからといって分かる範囲、できる範囲でやってしまうのではなく、必要なよりよい使い方を学んで実践することでプロダクトのメリットをフルに活かすことができますね。
知ること学ぶことは本当に大切ですね。
まさに部門内製として業務改善をされているケースでした。


最後までお読みいただきましてありがとうございました!

【PR】 「AWS認定試験対策 AWS クラウドプラクティショナー」という本を書きました。

【PR】 「AWSではじめるLinux入門ガイド」という本を書きました。

【PR】 「ポケットスタディ AWS認定 デベロッパーアソシエイト」という本を書きました。

【PR】 「AWS認定資格試験テキスト&問題集 AWS認定ソリューションアーキテクト - プロフェッショナル」という本を書きました。

 - kintone , ,

ad

ad

  関連記事

Cybozu Days 2021「ユーザーがリアルに語る 「すごくなくてもいい」 kintone 活用術」セッションを観ました

kintoneアプリを開発する時間がない キンコミに書き込まれた質問に答えていく …

kintoneの全フィールド(テーブル含む)の編集を不可にする

小ネタですが kinotneでとにかくフォーム上から全フィールドの編集を無効にし …

Cybozu Circus Fukuokaで「真剣への覚悟ー成長期、停滞期、変革期を試行錯誤した、サイボウズ青野の経営者の道ー」基調講演を見ました

2022/3/15に開催されましたCybozu Circus Fukuokaに参 …

Cybozu Days 2021 Product Keynoteセッションを観ました

2021/11/1のCybozu Days 2021に参加しました。 Produ …

kintone Café 大阪 vol.12で企画/登壇しました

前回(vol.11)よりkintone Café 大阪の運営に参加させていただ …

Cybozu Circus Fukuokaで「40代の昭和マネージャーが語る!情報発信で挑むサイボウズの風土改革。」を見ました。

サイボウズが10年前離職率28%のブラック企業だった時代から在籍されている、昭和 …

kintoneでEveryoneに権限が設定されているアプリをAWS Lambdaで一括チェックする

こないだ、kintone Cafeでユーザーが自由に作成している環境だと、どんな …

「kintone Café 大阪 Vol.15 〜kintone Night Café 2017 〜」でLTしてきました

「kintone Café 大阪 Vol.15 〜kintone Night C …

Cybozu Days 2021「精鋭エンジニアによる kintoneカスタマイズ頂上決戦 「kintone hack NIGHT」ー混沌の闇に放たれし6つの稲妻、キントーン界の神々の戦いが今始まるー」を観ました

初日の最終セッションはkintone x hackでした。 会場では晩ごはんもい …

kintone JavaScript APIで新規レコード作成時にログインユーザーとその組織をフィールドにデフォルト値として登録する

よくやりそうなふるまいなので書き残しておきます。 create_userフィール …